[스타데일리뉴스=박수빈 기자]
코로나19 이후 언택트 시대가 가속화하면서 페이스북, 트위터, 쇼피파이, 아마존 등 해외 기업이나 LG유플러스, SK텔레콤 등의 국내 기업들도 다양한 방식의 재택 근무 혹은 원격 근무를 도입하고 있다. 1인 기업은 재택 근무를 하거나 카페, 공유 오피스 등에서 편하게 혹은 효율적으로 일하는 경우가 많다.코로나19로 인해 일하는 환경은 급변했다. ‘언택트’라는 키워드로 대표되는 새로운 환경은 우리 삶의 여러 부분을 바꿔놓고 있다. 그중 가장 빠르게 바뀐 것은 ‘일하는 환경’이다. 오프라인(OffLine) 중심에서 온라인(On-Line) 중심으로 변화했기 때문이다. 이로 인해 바뀐 업무환경은 되돌릴 수 없는 상황이 되었다.
그렇다면 언택트 시대에 맞는 업무 프로세스를 구축해야 할 필요가 있다. 프로세스를 구축을 위해 우리가 가장 먼저 생각해야 할 건 무엇일까. 도서 ‘일잘러는 노션으로 일합니다’의 김대중 저자는 업무의 ‘생산성’와 ‘효율성’이라고 전한다. 특히 1인 기업의 경우, ‘외부 업체와의 협업’이 중요하다고 설명한다.
저자는 1인 기업을 10년 정도 운영하며 생산성과 효율성 그리고 협업에 대해 끊임없이 고민하고 시도했다고 전한다. 실제로 세 가지를 고려한 프로세스를 구축한 후 일의 능률이 더욱 높아졌다고 한다. 지속적으로 업무 프로세스를 다듬고, 다양한 시도를 해보면서 업무에 맞게 프로세스를 최적화 한 것이다.
이번 시리즈는 김대중 저자가 전하는 업무 프로세스 최적화에 대해 알아보도록 한다.
#. 프로세스를 지속해서 최적화해야 한다
여기서 중요한 것은 ‘프로세스 최적화’다. 업무 프로세스를 단순히 구축해놓는 것만으로는 충분하지 않다는 의미다. 구축한 프로세스는 최적화하는 과정이 반드시 필요하다. 저자의 경우 이 과정에서 다양한 온·오프라인 툴을 업무에 적용해 활용했다고 전한다. 저자의 주 업무인 강의나 컨설팅과 같은 무형의 서비스를 제공하는 업무에 맞는 툴을 찾기 위해 생산성을 높여주는 프로그램이나 애플리케이션(이하 앱)을 적극적으로 찾아 활용했다.
무형의 서비스를 제공하는 비즈니스와 유형의 상품을 판매하는 비즈니스는 기업 규모에 상관없이 그 형태가 다르다. 하지만 언택트 시대에 따른 업무에 생산성과 효율성을 높이기 위한 방법은 이들 모두 비슷하다.
프로젝트의 규모와 상관없이 프로젝트를 진행할 때는 반드시 내·외부로 협업이 필요하다. 협업을 잘하는 것은 개인의 능력과는 무관하다. 프로젝트가 빠르게 진행되기 위해서는 다양한 분야의 사람들과 협업해 프로젝트를 진행해야 한다.
예를 들어 웹 페이지를 만든다고 할 때 필요한 요소들을 생각해보자. 웹 페이지에 들어갈 이미지, 카피, 웹 페이지를 운영할 수 있는 온라인상의 공간(호스팅) 및 도메인, 그리고 기초적인 HTML이나 혹은 그 이상의 프로그래밍을 할 수 있는 능력 등이다. 이 모든 것을 다 할 수 있는 한 사람을 선호하는 것은 이제는 지나간 업무 방식이다. 지금은 각각의 요소를 잘하는 사람들이 모여 협업을 통해서 완성도를 올리고, 시간을 단축하면서 프로젝트를 완료해야 한다.
물론 프로젝트가 완료된다고 해서 진정한 의미의 ‘완료’가 아닌, ‘애자일 방식(변화하는 소프트웨어 환경에 따라 유연하게 대처하는 방식)’으로 프로젝트를 ‘운영’해가야 한다. 즉 기업이나 상품 혹은 서비스를 소개하는 웹 페이지를 만든다고 할 때 웹 페이지에 필요한 이미지와 카피, 콘텐츠, 호스팅, 도메인 등을 한 사람이 다 맡는 것이 아니라 담당자들이 모여서 웹 페이지를 구성한 후, 요구 사항에 맞는 웹 페이지를 만들고, 처음 기획 단계에서 생각하지 못한 부분들이나 고객의 요구 사항을 피드백받아 조기에 수정하고 반영하면서 하나의 웹 페이지 프로젝트를 완성해가는 것이다.
이런 프로젝트 운영에는 내·외부와 원만히 의견을 조율할 수 있는 협업력과 효율적으로 협업할 수 있는 프로세스, 그리고 툴이 필요하다. 언택트 시대에 1인 기업이나 다양한 규모의 기업에서도 안정적인 협업을 위한 프로세스, 그리고 업무의 효율을 높일 수 있는 생산성 향상을 위한 툴이 꼭 필요한 이유다.
#. 그래서 우리에게 필요한건 ‘노션’이다
생산성을 높일 수 있는 서비스나 앱은 매우 다양하다. 그중 노션은 간단한 기능으로도 업무와 일상 모두에 생산성을 높여준다. 또 작성한 콘텐츠들을 프로젝트, 그룹, 업무별로 나누어서 운영할 수 있다. 영역에 상관없이 업무를 진행하는 데 효과적이라 할 수 있다.
협업에 있어서 필요한 기능들도 빠짐없이 제공한다. 한 사람이 여러 개의 프로젝트를 그룹으로 관리하면서 프로젝트별로 필요한 콘텐츠를 추가하는 데 필요한 기능들이 템플릿이라는 형태의 페이지로 구성돼 있다. 여기에 손쉽게 관리할 수 있다는 장점도 있다.
노션은 외부의 콘텐츠도 임베드(Embed)라는 기능을 활용해 쉽게 가져와 사용자가 원하는 대로 콘텐츠를 구성할 수 있도록 지원하고 있다. 웹 서핑이나 오프라인 활동에서 복사, 촬영, 녹음, 녹화 등으로 필요한 콘텐츠를 수집하고, 그렇게 수집한 콘텐츠를 노션에 보기 좋고 찾기 쉽게 저장하는 것이다. 이렇게 저장한 콘텐츠들은 태그 또는 콘텐츠 이동으로 필요한 곳에다 배치하면서 노션 안에서 원하는 콘텐츠를 완성할 수 있다.
이렇게 만들어진 자신만의 콘텐츠도 잘 관리하지 못한다면 의미가 없다. 노션은 콘텐츠를 분류해 정할 수 있고 저장한 콘텐츠를 손쉽게 관리할 수도 있다. 이렇듯 노션을 사용하면서 유용한 점은 콘텐츠를 페이지 단위로 완성할 수 있다는 점이다.
완성된 콘텐츠는 필드 요소에 따라 성격이 정해진다. 성격이 정해진 콘텐츠는 독립적으로 활용할 수 있는 동시에 노션의 콘텐츠 구성의 상위 영역인 워크스페이스에 추가할 수 있다. 워크스페이스에 추가한 후에도 콘텐츠를 자유롭게 사용할 수 있는 유연함이 노션을 사용할 때 매우 유용한 점이다.
저자는 강의나 컨설팅에서 유용하게 사용할 것 같은 사진 콘텐츠를 페이지로 만들어서 필요한 워크스페이스들에 추가해 강의 자료로 활용하고 있다. 이런 콘텐츠 활용의 유연성과 편리함이 언택트 시대를 맞은 우리가 노션을 사용하면 좋은 이유다.